El oficio es "una comunicación escrita, referente a los
asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la
que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos
concernientes a ellas".
Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas,
puede contener los más variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo,
lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el
despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia
escrita.
Los elementos del OFICIO son:
1) MEMBRETE: nombre de la institución que gira al oficio.
2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificación para
registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los
siguientes:
a) ASUNTO: Síntesis de las principales ideas contenidas en
el texto.
b) MESA: La oficina que envía el oficio
c) NÚMERO: El número que se le designa al documento.
3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quién nos
dijimos, con sus datos de ubicación y puesto que desempeña.
4.- INTRODUCCIÓN
5.- TEXTO o DESARROLLO
6.- DESPEDIDA
7.- LUGAR Y FECHA
8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con
mayúsculas y entrecomillado), por ejemplo. “PIENSA Y TRABAJA” “SUFRAGIO
EFECTIVO, NO REELECCIÓN”
9.- ANTEFIRMA: es la anotación del nombre y cargo o
categoría del firmante (se escribe con mayúsculas).
10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que
nos identifica.
11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos
como C.C.P. (copia carbón para), esto nos sirve para facilitar los datos de
archivo o copias que se envían y a quien.
12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD
El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para
auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de
carácter oficial.
Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse
en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas
que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los
superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente
interno de la empresa u oficina que lo envía.
La extensión del memorándum es de media carta (hay que
recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del
propósito a que se destina.
La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan
papel impreso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra
memorándum.
MEMORÁNDUM.
2) Los elementos del MEMORÁNDUM son:
1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de
memorándum)
2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de
archivo) en la parte superior del lado derecho
3.- REMITENTE
4.- DESTINATARIO
5.- VOCATIVO o INTRODUCCIÓN
6.- TEXTO.
7.- DESPEDIDA.
8.- LUGAR Y FECHA
9.- FIRMA O RUBRICA
10.- ANTEFIRMA.
11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD
12.- REFERENCIAS FINALES
13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD
Estructura física de un MEMORÁNDUM.
SISTEMAS BANCOMER DE MÉXICO S.A.
MEMORANDUM
De: Jefe de personal ASUNTO Suspensión
Para: J. Benito Sánchez p. FECHA 5/07/04
Jefe del Dpto. de cheques
Por este conducto se le informa que el señor Enrique Cuesta
Alvarado ha sido suspendido de sus labores a partir del presente y hasta el día
15 de Julio del 2004, esto en virtud de haber cometido faltas administrativas.
Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal
efecto, se despide de usted.
A T E N T A M E N T E
Guadalajara Jalisco, 5 de Julio del 2004
JESÚS ESPINOZA IGLESIAS
JEFE DE PERSONAL
C. c. P. Archivo
JEI/lea
( http://www.eumed.net/libros-gratis/2009b/558/EL%20OFICIO%20Y%20EL%20MEMORANDUM.htp
visite 10 de marzo de 2015)
CIRCULAR
La circular es el escrito que se emplea para comunicar
simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes
interesa por igual.
La circular es documento que por igual se emplea en la
tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar
su estilo a las normas ya establecidas para la redacción del oficio y de la
carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en
ser comunicaciones colectivas.
Los Elementos que Componen a la Circular son:
Membrete
La palabra circular centrada en la parte superior del papel
Número o clasificación; este elemento se anota
inmediatamente después de la palabra circular.
Asunto; que es un breve resumen de lo que
contiene el texto
Fecha
Dirección; nombre o designación de los destinatarios.
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales
La circular puede ser interna y externa.
CARTA
Es el medio de comunicación más usado y de más fácil acceso.
Según su finalidad se clasifica en:
A) CARTA FAMILIAR. Su redacción obedece a la forma de una
conversación donde se pone en evidencia la confianza y el afecto que une a
quien la redacta y quien la lee. Es sencilla y coloquial, no tiene requerimientos
rigurosos. Se utiliza generalmente entre parientes, amigos, compañeros, etc.
Usualmente contiene los siguientes elementos: LUGAR Y FECHA, SALUDO, ASUNTO,
DESPEDIDA, FIRMA. Por la misma naturaleza de este tipo de cartas puedes incluso
realizar variantes en el tipo de letra, color del papel, estilo al escribir,
etc.
B) CARTA PARTICULAR. Como su nombre lo indica es una
redacción en la que se prescinde de las expresiones coloquiales o del trato
expresamente familiar. Se caracteriza por el respeto y la cortesía que se
manifiestan en el trato social. Por lo general va dirigida a personas que no se
conocen o entre las cuales no existe amistad. Los datos que generalmente posee
son: LUGAR Y FECHA, DESTINATARIO, SALUDO (VOCATIVO), ASUNTO, DESPEDIDA, FIRMA.
Los nexos que se establecen mediante estas cartas pueden darse entre personas
físicas o bien entre una persona física y una institución, un organismo o una
empresa.
INFORME
Un informe es: “
a) La exposición y /o descripción de un acontecimiento.
b) La interpretación sistemática de un hecho.
c) El análisis de un problema y la solución de éste.
d) Una comunicación escrita con propósitos previamente
determinados porque existe un interés común en el documento.
e) Un género especializado que comunica y canaliza
información exhaustiva para alcanzar o lograr un objetivo
f) Un documento en el cual se estudia un problema con el fin
de transmitir las informaciones, presentar conclusiones, ideas y, a veces
recomendaciones.”
Los informes son el
resultado de una investigación, ya sea documental o de campo, y pueden dar como
resultado: informes formales o informales; en el caso de los formales se deben
apegar a ciertas condiciones como las que a continuación sugerimos:
• Usar hojas blancas de máxima calidad.
• Escribir de un solo lado de la hoja.
• Revisar los errores, tanto mecanográficos como
ortográficos.
• Uso de márgenes adecuados.
• Enumerar las hojas.
• Tener en cuenta el tipo de lector o destinatario del mismo
para saber bajo qué términos se escribirá y darle la solemnidad y estructura
requerida.
En cuanto a su estructura se puede integrar bajo los
siguientes puntos:
1. Cubierta o forro. Parte externa que incluye suficiente
información para que el lector identifique que tipo de información tiene en sus
manos.
2. Portadilla o anteportada. Conocida también como página
para el título.
3 Saad, Antonio Miguel, Redacción, Compañía editorial
continental, México, 1982, p.389 3.- Portada o carátula. También conocida como
portada interior, Se anotan en ella: título del estudio, nombre del autor,
finalidad del trabajo, nombre de la institución a la que va a ser presentado,
lugar, fecha, etc.
4. Dedicatoria. Expresión de gratitud con la que el autor
dedica su trabajo a una o varias personas.
5. Prólogo. Comentario elaborado sobre el contenido del
mismo, por una persona distinta al autor y conocedor del tema.
6. Prefacio. Parte preliminar escrita por el autor,
específica los motivos y el proceso seguido para realizar la investigación.
7. Índice. O guión, para especificar el número de la página
donde se encuentra el tema.
8. Texto. Cuerpo del trabajo, dividido en: Introducción,
destaca los aspectos más interesantes que el lector encontrará a lo largo del
trabajo. Desarrollo o cuerpo de la obra, se establece según las divisiones o
subdivisiones que se hayan elegido; unidades, capítulos, temas, subtemas, etc.
Conclusiones: contienen el extracto de lo desarrollado en el trabajo, se puede
presentar en enunciados breves.
9. Referencias bibliográficas. Lista de información
bibliográfica de los títulos que el autor cita en el cuerpo de su informe y que
consultó para la elaboración del mismo.
10. Bibliografía. Lista de publicaciones distinta a la
señalada en las referencias y que pueden ampliar la información tratada en el
texto.
11. Glosario. Es un anexo a manera de diccionario con los
términos usados para la comprensión del texto.
12. Notas. Son proposiciones o cláusulas que amplían o
explican el sentido de un término o de una frase. Se pueden poner al pie de la
página o al final del capítulo.
Libro redacción visite 10 de marzo del 2015)
